Aparecida Edmira Pereira
Fernando Martins da Silva
O que a Sociedade reconhece como item de qualidade do Metrô está diretamente associada à porção “visível” da Companhia. O desafio de engenharia em construir linhas de metrô, subterrâneas, em nível ou elevados, numa cidade já existente e adensada tornou-se ao longo dos anos, em reconhecidos “cases” da engenharia civil.
A operação comercial do sistema, implantada na década de 70, numa cidade quase desordenada do ponto de vista do transporte público e espelhada em sistemas internacionais de sucesso, como o Metrô de Paris, entre outros, causou impacto positivo desde o primeiro momento.
Confiabilidade, Segurança, Rapidez passaram a ser conceitos reais percebidos pela população. A limpeza das áreas acessíveis ao público, como trens e estações, não deixam de ser notada.
As áreas meio, até então alheias á questão da qualidade foram instadas a repensar seus procedimentos a partir de elementos novos que iniciariam profundas modificações no mercado, tanto fornecedor, como comprador dos serviços metroviários. Clientes externos, como são chamados os candidatos a fornecedores, passaram a demandar participação mais ativa neste cenário, questionando a qualidade dos editais, especialmente no que se refere á sua linguagem e complexidade para apresentação de propostas.
Apoiados na Lei Federal 8666/93 e seus complementos e em ampla jurisprudência, setores mais ativos do mercado fornecedor fizeram-se ouvir.
A GCP, Gerência de Contratações e Compras, bem próxima desse mercado, não por acaso, tornou-se a primeira área não operacional, a buscar Certificação de Qualidade, por meio de um processo estruturado e sistêmico. No bojo dessas modificações, surgiu a adoção do Pregão Presencial, que por imposição legal, tornou-se obrigatório.
O pregão trouxe novidades e incertezas decorrentes, quais sejam:
- A livre negociação, mediante regras pré-definidas.
- Inversão de fases, conhecer primeiro o preço e depois os documentos de habilitação.
- O chamamento á responsabilidade na elaboração da proposta comercial e compromisso prévio de atendimento ás condições de habilitação.
- O compromisso da análise das propostas técnicas na sessão.
Diante de tal desafio a GCP elaborou um plano de preparação para capacitar-se à realização de pregões presenciais.
O PLANO
- Conhecer a legislação pertinente e envolver-se na concepção do regulamento da nova atividade.
- Conhecer o desempenho de equipes que já estavam em atividade na esfera federal para sensibilizar-se das dificuldades reais.
Porém, isto não foi considerado suficiente para buscar excelência no desempenho da nova atividade, para uma gerência acostumada à linguagem e dificuldades de um sistema estruturado de qualidade.
Foi a partir desta constatação, que buscou-se, por meio de simulações, identificar dificuldades pessoais e de sistema para o sucesso da operação.
Várias sessões de verdadeiro teatro, com distribuição de papéis entre os colaboradores e as conseqüentes análise de desempenho levaram a inevitável melhoria do processo e da segurança dos participantes.
O enfoque dessas sessões de treinamento recaiu, principalmente, para a mudança cultural do tratamento de propostas, esclarecimentos e estratégias de negociação.
Nos processos tradicionais, as proposta técnicas e comerciais eram analisadas em ambiente exclusivamente metroviário, sem grandes restrições quanto ao tempo necessário para a realização do trabalho.
O produto, regra geral, era um relatório passível de reformas quando submetidos às instâncias superiores.
No pregão presencial, análise, defesa do edital, esclarecimentos, inabilidades, habilitação e negociação se desenvolviam ”ao vivo”, com sustentação oral, tanto do pregoeiro quanto da equipe de apoio. A alternância da designação dos papeis de pregoeiro, componentes da equipe de apoio e proponentes proporcionou enxergar-se e enxergar o outro e decidir, em segundos, quais as alternativas possíveis.
E a avaliação posterior ocorreu num clima de total liberdade de expressão, onde cada participante tinha dever e direito a crítica do outro, e a autocrítica constitui-se num processo rico em aprendizado e colaboração.
O RESULTADO
Fernando Martins da Silva
O que a Sociedade reconhece como item de qualidade do Metrô está diretamente associada à porção “visível” da Companhia. O desafio de engenharia em construir linhas de metrô, subterrâneas, em nível ou elevados, numa cidade já existente e adensada tornou-se ao longo dos anos, em reconhecidos “cases” da engenharia civil.
A operação comercial do sistema, implantada na década de 70, numa cidade quase desordenada do ponto de vista do transporte público e espelhada em sistemas internacionais de sucesso, como o Metrô de Paris, entre outros, causou impacto positivo desde o primeiro momento.
Confiabilidade, Segurança, Rapidez passaram a ser conceitos reais percebidos pela população. A limpeza das áreas acessíveis ao público, como trens e estações, não deixam de ser notada.
As áreas meio, até então alheias á questão da qualidade foram instadas a repensar seus procedimentos a partir de elementos novos que iniciariam profundas modificações no mercado, tanto fornecedor, como comprador dos serviços metroviários. Clientes externos, como são chamados os candidatos a fornecedores, passaram a demandar participação mais ativa neste cenário, questionando a qualidade dos editais, especialmente no que se refere á sua linguagem e complexidade para apresentação de propostas.
Apoiados na Lei Federal 8666/93 e seus complementos e em ampla jurisprudência, setores mais ativos do mercado fornecedor fizeram-se ouvir.
A GCP, Gerência de Contratações e Compras, bem próxima desse mercado, não por acaso, tornou-se a primeira área não operacional, a buscar Certificação de Qualidade, por meio de um processo estruturado e sistêmico. No bojo dessas modificações, surgiu a adoção do Pregão Presencial, que por imposição legal, tornou-se obrigatório.
O pregão trouxe novidades e incertezas decorrentes, quais sejam:
- A livre negociação, mediante regras pré-definidas.
- Inversão de fases, conhecer primeiro o preço e depois os documentos de habilitação.
- O chamamento á responsabilidade na elaboração da proposta comercial e compromisso prévio de atendimento ás condições de habilitação.
- O compromisso da análise das propostas técnicas na sessão.
Diante de tal desafio a GCP elaborou um plano de preparação para capacitar-se à realização de pregões presenciais.
O PLANO
- Conhecer a legislação pertinente e envolver-se na concepção do regulamento da nova atividade.
- Conhecer o desempenho de equipes que já estavam em atividade na esfera federal para sensibilizar-se das dificuldades reais.
Porém, isto não foi considerado suficiente para buscar excelência no desempenho da nova atividade, para uma gerência acostumada à linguagem e dificuldades de um sistema estruturado de qualidade.
Foi a partir desta constatação, que buscou-se, por meio de simulações, identificar dificuldades pessoais e de sistema para o sucesso da operação.
Várias sessões de verdadeiro teatro, com distribuição de papéis entre os colaboradores e as conseqüentes análise de desempenho levaram a inevitável melhoria do processo e da segurança dos participantes.
O enfoque dessas sessões de treinamento recaiu, principalmente, para a mudança cultural do tratamento de propostas, esclarecimentos e estratégias de negociação.
Nos processos tradicionais, as proposta técnicas e comerciais eram analisadas em ambiente exclusivamente metroviário, sem grandes restrições quanto ao tempo necessário para a realização do trabalho.
O produto, regra geral, era um relatório passível de reformas quando submetidos às instâncias superiores.
No pregão presencial, análise, defesa do edital, esclarecimentos, inabilidades, habilitação e negociação se desenvolviam ”ao vivo”, com sustentação oral, tanto do pregoeiro quanto da equipe de apoio. A alternância da designação dos papeis de pregoeiro, componentes da equipe de apoio e proponentes proporcionou enxergar-se e enxergar o outro e decidir, em segundos, quais as alternativas possíveis.
E a avaliação posterior ocorreu num clima de total liberdade de expressão, onde cada participante tinha dever e direito a crítica do outro, e a autocrítica constitui-se num processo rico em aprendizado e colaboração.
O RESULTADO
Como resultado, o primeiro Pregão Presencial oficial realizado pela CMSP contou com uma equipe segura quanto aos procedimentos a serem adotados, preparada para responder de imediato a eventuais dúvidas ou mesmo questionamentos e, portanto, totalmente comprometida com o resultado final, tendo sida coroada de sucesso.
O primeiro pregão aconteceu em 06/05/2003 ( vide ilustração, abaixo) teve como escopo o fornecimento de papel toalha, contou com a participação de 09 empresas, várias rodadas de lance, evidenciando competitividade entre os participantes e resultando em uma economia de 14,45% em relação ao orçamento da Cia. para este item.
Visite o site do pregão de São Paulo.
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